Mail Merge

membuat mail merge

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft Word yang memudahkan pengguna dalam membuat surat yang isinya sama dengan penerima banyak dan berbeda-beda.

Contoh
Dalam membuat undangan, diperlukan nama dan alamat penerima yang banyak, tetapi bentuk undangannya sama

Untuk membuat mail merge siapkan  2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, (misal MS Word 2007) : contonya undangan .
• Data Source, (misal MS Excel 2007) : berisi nama dan alamat penerima.
  

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
   
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
   
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
   
   Tips:
   • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
   • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
     1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
     2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
   • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
   

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat.
  Ada 3 pilihan:
  1. All untuk mencetak semua surat.
  2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
  
• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.